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威门:把握信息之道 铸起健康之门

发布时间: 来源:中企动力
威门:把握信息之道 铸起健康之门
——贵州威门药业股份有限公司信息化建设见成效
文/贵阳分公司
  贵州威门药业股份有限公司(以下简称威门药业)是一家集科研、生产、销售于一体的高新技术企业,坐落在贵阳国家高新技术开发区内。自1996年创建以来,威门药业秉承“为人类健康奋斗不息”的宗旨,坚持“扬国药之威、铸健康之门”的理念,在业内外塑造了良好的企业形象。
  成立10年来,威门药业建立健全了庞大的产品营销网络,产品销往中国大陆30多个省、市、自治区,并成功地将产品推向东南亚市场,向国际化方向发展迈出了重要步伐,威门药业逐渐成长壮大起来。随着信息科技的高速发展,威门药业的发展步伐面临种种考验:信息传递不及时、传递数据不准确、传递内容不全面,这一系列问题成为威门药业发展的瓶颈。
清晰界定,认清发展现状
  信息时代,信息传递方式不再唯一,互联网作为一种新的信息传递渠道,已成为企业发展不可小觑的力量。企业如何把握这股强劲的力量,如何从传统信息传递中走出,争取效益,让更多的受众认识和接受?威门药业面临着严峻的考验。
  威门药业过去公司信息传递内容主要是消息、文件和统计数据,传递方式一般是电话、打印、复印等,这不仅让公司的办公费用居高不下,也影响了传递速度。
  例如,威门药业的一些数据主要由财务部提供,而财务部要在每个月结账以后才能提供这些资料,因此,当月的数据一般要到次月才能得到,而一些统计工作量比较大的信息,可能要等到年终结算时才能提供,这样,公司内部数据传递就比较滞后,影响了组织的有效高速运行。
  这只是威门药业存在的问题之一,传递数据不准确也严重影响了威门药业的快速发展,由于数据记录错误等原­因,各个部门提供的数据信息常常不一致,导致工作效率低。例如发货流程:首先由销售部开出发货票;其次,库房根据发货票发货并签字;最后,财务部根据发货票进行帐务记录。这样,销售部、库房和财务部在发货数据记录的时间上是不一致的:销售部的记录时间是在开出发货票时,库房的记录时间是在发出货物时,财务部的记录时间是在收到发货票时。由于三个部门是在三个不同的时间对同一批货进行记录,因此,当三个部门在同一时间向公司领导提供发货数字信息时就可能因记录时间的不同而使数据不一致,再加上各个部门可能出现的数据记录错误,这种数据不一致的可能性就更大,在实际工作中,严重影响了公司领导的正确决策。
  信息传递不及时,数据不准确,也引发了信息内容的全面性问题。要做出正确的决策,公司领导需要掌握全面的信息。过去威门药业实行计算机单机管理,各种信息分别在各个部门不同的工作人员手里,这样,要及时准确地将这些分散的信息收集起来进行全面把握是一件比较困难的事情。在企业比较小的时候,由于市场较小、品种单一、材料较少,这些问题还不突出。但是,当企业发展到一定规模,这些问题就暴露无遗。
  以上问题,大大降低了威门药业的决策能力和市场应变能力,从而影响了市场竞争力。因此,妥善解决这些问题,已成为威门药业发展过程中必须逾越的关卡。
突破瓶颈,以信息化把握先机
  2003年初,威门药业正式确定了以信息化带动企业管理现代化的思路,希望通过实施信息化解决上述三个问题,实现信息流、物流与资金流的一体化,使企业业务流程和管理流程更精细化、规范化和制度化,做到决策靠数据,调研论证有依据,减少决策的盲目性及因此带来的损失,使决策更加科学化、合理化。当时威门药业信息化建设的总体思路是:整体规划、分步实施;效益驱动、突出重点;由易到难、逐步完善,一步步完成公司ERP系统建设。有了总体实施思路,整个系统规划方案便清晰了:
  第一期:实施生产管理、采购管理、仓库管理、销售管理系统(物流);
  第二期:财务管理、质检管理、办公自动化、综合查询;
  第三期:分销系统;
  第四期:通过ERP与电子商务的集成,实现对供应链的管理,全面实现ERP应用。
  在清晰的战略思路的指引下,威门药业的信息化建设从2003年3月正式启动,此后,与中企动力结缘,中企动力的邮箱、网站等产品为其开展信息化建设打下了坚实的基础。
  威门药业现在已完成了信息化一期建设,成功开发出公司库存、销售、供应、生产管理系统,并对以上系统进行集成,形成了闭环系统。2004年5月,这个系统顺利通过了相关政府部门的验收,得到了专家的一致肯定,成为贵州省信息化重点示范企业首家通过政府认可的制药企业。
合作有道,信息化结出硕果
  通过信息化建设,公司领导及时、准确、全面地了解到有关信息,各个部门之间也能够及时准确进行信息交流,这消除了公司内部存在的信息“孤岛”,有效实现了信息共享,使公司原­来存在的三个问题得到了根本解决,提高了公司的核心竞争力,给公司带来了明显的效益,这主要体现在以下几方面:
  第一,加强生产管理,降低损耗,降低制造成本,提高生产能力;
  第二,规范采购人员的采购行为,通过对供应商信息的全面管理及采购比质比价程序,筛选供应商,与优秀供应商建立长期合作伙伴关系,大大降低采购成本,采购提前期缩短。
  第三,通过建立信用额度管理,为客户制定信誉等级和相应的销售政策。一旦某个业务员的应收款额度超标,或某个客户的应收款超过信誉额度或回款期限,他的发货将受到制约,这样就能有效地控制应收账款的增加,从而减少企业被占用的资金和可能的坏帐损失减少应收账款率。
  第四,优化库存,使物料、成品被控制在合理范围内,节约大量流动资金,加速库存商品周转,从而不断调整和更新库存结构,建立起企业的良性运转机制,降低库存资金占用。
  第五,通过对加工生产能力和物料等资源的模拟,使生产计划变得更合理可行,完成产品计划、工序计划之间的无缝衔接,在编制计划中尽量压缩无效时间,使产品的生产周期缩短。
  第六,实现了全面计划管理,公司各项活动、费用开支全部按计划、定额支付,提高了资金使用效率和效益。
  第七,物料成品的批次、有效期全程跟踪,建立预警体系,可以确保库存品的质量,减少企业失效商品报损及老批号商品的积压。对出厂的药品,逐一建立完整的档案,从生产过程开始即对其质量进行跟踪,大大增强了质量问题的可追溯性。
  第八,公司领导能够及时、准确、全面地了解到自己想要的信息,提高了决策能力,各个部门之间也能够及时准确地进行信息的交流。
  威门药业的ERP建设充分利用研发单位的技术优势,根据企业的自身特点,进行自定义开发,尽量减少对现有业务流程的改动,这样既可避免使用人员因业务操作改变降低工作效率,也可保证公司业务正常运行,减少风险,同时由于是自行开发,也为企业培养了一批开发人员,今后业务流程即使有所改变,也能自己进行升级完善,保证系统正常运行。
  信息化一期建设,不仅给威门药业带来了明显的效益,管理也得到了明显的加强,实现了初步的管理现代化。整个公司的业务目前已经­形成了流程作业,运行井然有序,企业管理流程更加精细化、规范化和制度化。
  针对威门药业信息化建设发展的情况,中企动力又强化了服务,向其提供了全方位的支持,并邀请其参加各种推介会,使威门药业在信息化建设过程中,及时与其他企业沟通,这不仅加快了威门药业的信息化进程,也让威门药业及时了解并借鉴其他企业信息化建设的先进经验,使威门药业向“扩大国内市场,开拓国际市场”的战略目标又前进了一步。
  长期的信息化建设过程中,威门药业清晰地认识到,突破企业发展的瓶颈就必须走信息化道路,而这个过程中,选择一个好的信息化助手也是必不可少的。威门药业对中企动力在其信息化建设过程中体现的专业能力和服务精神表示了高度认可,他们表示希望在将来的信息化建设中,继续与中企动力携手合作,共同进步,共同发展,共创美好未来。
  公司网址:www.warmen.cn

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